A partire da gennaio 2025, sulla nostra piattaforma sarà obbligatorio indicare il Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Questa nuova funzionalità nasce per garantire la piena conformità alle normative vigenti in materia di conservazione digitale dei documenti fiscali, come previsto dalle Linee Guida AgID e dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD).
In questo articolo, ti spieghiamo perché questa figura è indispensabile, cosa comporta e come potrai effettuare la procedura di delega.
Chi è il Responsabile della Conservazione e perché è obbligatorio?
Il Responsabile della Conservazione è la figura designata a garantire che i documenti digitali siano archiviati e gestiti in conformità alle leggi. Questo ruolo è fondamentale per Assicurare la validità legale e fiscale dei documenti digitali, come fatture elettroniche e altri file obbligatori.
Questa figura può e deve essere scelta all’interno della tua organizzazione (ad esempio un amministratore, un responsabile amministrativo o un consulente).
Cosa cambia in piattaforma?
Con il rilascio della nuova funzionalità, completare il processo di conferimento della delega al Responsabile della Conservazione sarà un requisito obbligatorio e bloccante. Fino a quando non sarà stato designato un responsabile, non sarà possibile accedere alle altre funzionalità della piattaforma.
Come funzionerà il processo di delega?
L’interfaccia è stata progettata per essere semplice e intuitiva. Ecco i passaggi principali:
- Indica i dati del Responsabile della Conservazione:
Inserisci i dati della persona designata (nome, cognome, ruolo e altre informazioni richieste). - Download e conferma di lettura:
Scarica il documento relativo alla delega, leggilo attentamente e conferma di averlo preso visione. - Completamento del processo:
Una volta terminati questi passaggi, potrai cliccare su "conferma" e tornare a utilizzare la piattaforma normalmente.
Domande frequenti:
Chi deve effettuare la procedura di verifica dell’identità?
La persona delegata ad utilizzare la piattaforma, che normalmente vi accede e ne gestisce i dati. Questa procedura serve per garantire che il responsabile venga designato da una persona reale ed assicurare la valenza legale della procedura.
Cosa succede se non indico un Responsabile della Conservazione?
Non indicare un responsabile comporterà l’impossibilità di utilizzare le funzionalità della piattaforma fino al completamento del processo. Questo requisito è stato introdotto per assicurare che tutti gli utenti siano conformi alle normative e che i loro documenti fiscali siano gestiti correttamente.
La conformità normativa non è solo un obbligo, ma anche una garanzia di tutela per la tua azienda. Grazie alla nostra piattaforma, potrai adempiere a questi requisiti in modo semplice, sicuro e veloce.
Chi posso indicare come Responsabile della Conservazione?
Puoi designare una persona interna alla tua organizzazione, come:
- Un amministratore o titolare.
- Un responsabile amministrativo.
- Un consulente che collabori stabilmente con la tua azienda.
Come fa la piattaforma a garantire la sicurezza dei miei dati?
La nostra piattaforma si avvale di un partner accreditato per fare conservazione sostitutiva a norma di legge. Tutte le operazioni legate alla conservazione sono conformi alle normative vigenti in materia di protezione dei dati personali.
Quanto tempo ci vuole per completare il processo?
Il processo è rapido e intuitivo. In pochi minuti, seguendo le istruzioni a schermo, potrai designare il tuo Responsabile della Conservazione e riprendere l’utilizzo della piattaforma.
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